Software, die für einen einzelnen Betrieb gebaut wird, kostet in Deutschland meistens zwischen 5.000 und 150.000 Euro. Ein kleines Vorhaben mit einem einzigen Ablauf liegt bei 5.000 bis 15.000 Euro, ein mittleres bei 15.000 bis 50.000 Euro. Wer ein System für den ganzen Betrieb braucht, rechnet mit 50.000 bis 150.000 Euro und mehr.
Diese Zahlen stammen aus veröffentlichten Preislisten deutscher Anbieter, nicht aus unserer Kalkulation. Unseren Rahmen nennen wir im Erstgespräch. Auf dieser Seite steht, wie solche Spannen entstehen und woran Sie vorher erkennen, wo Ihr Vorhaben landet.
Preise nach Größe des Vorhabens
Fast alle Anbieter sortieren ihre Projekte in drei Größen. Die Grenzen sind weich, zum Einordnen reicht es trotzdem. Entscheidend ist, wie viele Abläufe in der Software abgebildet werden und an wie vielen Stellen sie an vorhandene Systeme andockt.
| Größe | Spanne am Markt | Dauer | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Klein | 5.000 bis 15.000 Euro | 4 bis 10 Wochen | Eine Kalkulation aus Excel wird eine Anwendung, an der mehrere Leute gleichzeitig arbeiten |
| Mittel | 15.000 bis 50.000 Euro | 2 bis 4 Monate | Ein Shop mit Konfigurator, angebunden an die Warenwirtschaft |
| Groß | 50.000 bis 150.000 Euro und mehr | 6 bis 18 Monate | Angebot, Auftrag, Fertigung und Rechnung in einem System |
Abgerechnet wird am Markt fast überall nach Zeit. Veröffentlicht werden Stundensätze von 90 bis 180 Euro, das entspricht Tagessätzen von 800 bis 1.400 Euro. Wo ein Anbieter in dieser Spanne liegt, hängt an seiner Erfahrung, am Standort und daran, wie viele Leute gleichzeitig an Ihrem Vorhaben sitzen.
Nach dem Start kommt die Pflege dazu. Üblich sind 15 bis 20 Prozent der einmaligen Kosten pro Jahr. Bei einem Vorhaben über 40.000 Euro sind das 6.000 bis 8.000 Euro jährlich für Updates, kleine Änderungen und den Betrieb auf einem Server.
Warum zwei Angebote so weit auseinanderliegen
Wenn Sie dieselbe Anfrage an drei Anbieter schicken, bekommen Sie oft drei Summen, die sich um den Faktor drei unterscheiden. Das liegt selten am Stundensatz. Es liegt daran, dass jeder etwas anderes gelesen hat.
Ein Anbieter rechnet den Wunschzettel, ein anderer nur den ersten Ablauf. Der dritte hat die Anbindung an die Buchhaltung mit eingerechnet, die im Gespräch nur nebenbei fiel. Deshalb lohnt der Vergleich erst, wenn Sie bei jedem Angebot sehen, was darin enthalten ist.
Fragen Sie bei jedem Angebot nach, wie viele Stunden hinter welchem Posten stecken. Wer das nicht beantworten kann oder will, hat entweder nicht gerechnet oder deckt sich mit einem Aufschlag ab.
Hilfreich ist eine kurze Liste, die Sie allen Anbietern schicken. Darauf gehören die Abläufe, die abgebildet werden sollen, die Systeme, die angebunden werden, die Zahl der Nutzer und Ihr Wunschtermin. Auf derselben Grundlage werden aus drei Hausnummern drei vergleichbare Angebote.
Wovon der Preis abhängt
Sechs Fragen entscheiden, wo Ihr Vorhaben in diesen Spannen landet. Wer sie vor dem ersten Termin beantworten kann, bekommt im Gespräch einen brauchbaren Rahmen.
Wie viele Abläufe dazugehören. Von der Anfrage bis zum Angebot ist ein Ablauf. Von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung sind es oft sechs. Jeder davon wird ein eigener Abschnitt mit eigenen Stunden.
Welche Systeme schon da sind. Wenn SAP, abas, DATEV, ein alter Shop oder eine gewachsene Datenbank mitspielen sollen, kostet jede Anbindung Zeit. Häufig mehr als das Neue selbst, weil niemand mehr weiß, wie das Alte gebaut ist.
Wer damit arbeiten soll. Drei Leute im Büro sind etwas anderes als vierzig in Halle, Lager und Außendienst. Mit der Zahl der Nutzer wachsen Rechte, Geräte und die Frage, ob es auch ohne Empfang laufen muss.
Wie Ihre Daten aussehen. Artikel, Kunden, Preise und Historie liegen selten an einer Stelle und selten sauber. Dass die alten Daten mitkommen sollen, wird in fast jedem Vorhaben unterschätzt.
Was der Betrieb danach kostet. Ein Server in Deutschland oder bei Ihnen im Haus, Updates, ein Ansprechpartner, wenn etwas hakt. Diese Summe sollte vor dem Start auf dem Papier stehen und nicht im zweiten Jahr auftauchen.
Wie schnell es gehen muss. Ein Termin in vier Wochen zwingt zu einem kleineren ersten Abschnitt. Wer sich Zeit lässt, bekommt für dasselbe Geld mehr Umfang, weil weniger parallel laufen muss.
Eine Beispielrechnung zum Mitrechnen
Nehmen wir einen Betrieb mit dreißig Leuten. Angebote entstehen in Word, Aufträge stehen in einer Excel-Datei, die Rückmeldung aus der Halle kommt auf Zetteln ins Büro. Gebaut werden soll eine Anwendung für Angebot, Auftrag und Rückmeldung, angebunden an die Buchhaltung.
Wir rechnen mit 120 Euro je Stunde. Das ist der Mittelwert der veröffentlichten Sätze von 90 bis 180 Euro und keine Zahl von uns.
| Posten | Stunden | Kosten |
|---|---|---|
| Abläufe aufnehmen und aufschreiben | 40 | 4.800 Euro |
| Angebot und Auftrag | 120 | 14.400 Euro |
| Rückmeldung aus der Halle | 80 | 9.600 Euro |
| Verbindung zur Buchhaltung | 60 | 7.200 Euro |
| Alte Daten übernehmen | 40 | 4.800 Euro |
| Test, Schulung, erste Woche im Betrieb | 40 | 4.800 Euro |
| Summe | 380 | 45.600 Euro |
Dazu kommen im Jahr 15 bis 20 Prozent für Pflege und Betrieb, also rund 6.800 bis 9.100 Euro. Über drei Jahre gerechnet liegt das Vorhaben damit bei etwa 66.000 bis 73.000 Euro.
Diese Rechnung ist ein Modell mit gewählten Annahmen. Sie zeigt, wie eine Spanne zustande kommt, und ersetzt kein Angebot für Ihren Betrieb.
Was Sie selbst dazugeben müssen
Zwei Posten stehen in keinem Angebot und kosten Sie trotzdem. Der erste sind die Stunden Ihrer eigenen Leute. Anforderungen erklären, Zwischenstände ansehen, testen, Kollegen mitnehmen, das sind je Abschnitt einige Stunden, und zwar von denen, die ohnehin schon viel zu tun haben.
Der zweite Posten sind Ihre Daten. Doppelte Artikel, veraltete Preise, drei Schreibweisen für denselben Kunden, das fällt spätestens bei der Übernahme auf. Wer vorher aufräumt, spart im Vorhaben Zeit, und wir sagen Ihnen, welcher Teil sich zu bereinigen lohnt.
Fertige Software oder eigene
Nicht jeder Betrieb braucht eigene Software. Wenn Ihr Ablauf so läuft wie bei zehntausend anderen Betrieben, ist ein fertiges Programm billiger und schneller da. Für Buchhaltung, Lohn und Zeiterfassung gibt es gute fertige Programme, und dann raten wir dazu.
Eigene Software lohnt sich in zwei Fällen. Der erste ist ein Ablauf, der Ihr Geschäft ausmacht und den kein fertiges Programm abbildet. Der zweite ist ein fertiges Programm, für das Sie so viele Anpassungen brauchen, dass die Anpassungen teurer werden als ein Neubau.
Es gibt auch den Mittelweg. Sie behalten Ihr fertiges System für Buchhaltung und Lohn und bauen nur den Teil selbst, der Ihren Betrieb ausmacht. Beides wird verbunden, damit niemand Daten doppelt eintippt.
Was im Jahr nach dem Start dazukommt
Die Rechnung hört mit der Inbetriebnahme nicht auf. Der Betrieb auf einem Server kostet je nach Größe zwischen wenigen Euro und einigen hundert Euro im Monat. Dazu kommen Sicherungen, die regelmäßig geprüft werden müssen, weil eine ungeprüfte Sicherung im Ernstfall wertlos ist.
Der zweite Posten sind Updates. Datenbanken, Serversysteme und die benutzten Bausteine bekommen laufend Sicherheitsaktualisierungen, und wer sie zwei Jahre liegen lässt, zahlt am Ende mehr. Dafür sind die 15 bis 20 Prozent gedacht, die am Markt für Wartung angesetzt werden.
Der dritte Posten sind Änderungen. Ein Betrieb steht nicht still, es kommen neue Artikel, neue Vorschriften und Kunden mit eigenen Anforderungen. Planen Sie im Jahr ein paar Tage für Anpassungen ein, dann bleibt die Software so nützlich wie am ersten Tag.
Wie wir abrechnen
Wir schneiden jedes Vorhaben in Abschnitte. Vor jedem Abschnitt stehen Umfang und Kostenrahmen auf dem Papier, und Sie geben ihn einzeln frei. Bewegt sich der Rahmen, melden wir uns, bevor die Rechnung kommt.
Nach jedem Abschnitt können Sie aufhören. Abgerechnet wird dann der begonnene Abschnitt, der Rest nicht. Alles, was bis dahin gebaut ist, behalten Sie und können es weiter benutzen.
Der erste Abschnitt ist bewusst klein gehalten. Meistens ist es ein einziger Ablauf, mit dem ein Teil Ihrer Leute nach wenigen Wochen arbeiten kann. Danach wissen beide Seiten, wie die Zusammenarbeit läuft, und der Rahmen für den zweiten Abschnitt wird belastbarer.
Sie haben von Anfang an Zugriff auf den Quellcode. Wenn Sie wollen, arbeitet später jemand anderes daran weiter, auch ohne uns.
Einen Festpreis für das ganze Vorhaben nennen wir nicht, weil darin immer ein Risikoaufschlag steckt. Eine Einstiegssumme gibt es bei uns ebenfalls nicht. Was es kostet, hängt davon ab, was Sie brauchen.
Was Sie jetzt tun können
Schreiben Sie auf, welcher Ablauf bei Ihnen die meiste Zeit frisst und wer daran beteiligt ist. Notieren Sie dazu, welche Systeme im Spiel sind und wie viele Leute mit der Software arbeiten sollen. Mit diesen drei Angaben lässt sich ein Rahmen schon im ersten Gespräch nennen.
Danach reden wir eine Stunde darüber, kostenlos und mit uns beiden. Sie erzählen, wie es bei Ihnen läuft, wir fragen nach und sagen Ihnen am Ende, was der erste Abschnitt kostet. Wenn ein fertiges Programm reicht, hören Sie das in demselben Gespräch.
