Eine App für den eigenen Betrieb kostet in Deutschland meistens zwischen 10.000 und 80.000 Euro. Eine App, die nur erfasst und absendet, liegt bei 10.000 bis 30.000 Euro. Sobald sie an Ihr ERP angebunden ist und ohne Empfang funktionieren muss, sind es 30.000 bis 80.000 Euro.
Diese Zahlen stammen aus veröffentlichten Preislisten deutscher Anbieter, nicht aus unserer Kalkulation. Unseren Rahmen nennen wir im Erstgespräch. Hier steht, warum dieselbe App für die Werkstatt, das Lager und den Außendienst so unterschiedlich teuer wird.
Preise nach Art der App
Für die Einordnung genügen drei Größen. Der Sprung von der ersten zur zweiten Zeile kommt fast immer von zwei Dingen, nämlich von der Anbindung an ein vorhandenes System und vom Betrieb ohne Empfang.
| Größe | Spanne am Markt | Dauer | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Klein | 10.000 bis 30.000 Euro | 6 bis 12 Wochen | Stundenzettel, Checkliste, Foto und Unterschrift auf dem Handy |
| Mittel | 30.000 bis 80.000 Euro | 3 bis 6 Monate | Aufträge aus dem ERP, Rückmeldung in der Halle, Abgleich sobald wieder Netz da ist |
| Groß | 50.000 bis 150.000 Euro und mehr | ab 6 Monaten | App plus die Anwendung dahinter, mehrere Bereiche, viele Nutzer und Rechte |
Die dritte Zeile ist keine App mehr im engeren Sinn. Dort wird gleichzeitig die Anwendung gebaut, aus der die App ihre Daten holt, und dafür gelten die Spannen für Individualsoftware.
Abgerechnet wird nach Zeit. Veröffentlichte Stundensätze liegen bei 90 bis 180 Euro, Tagessätze bei 800 bis 1.400 Euro. Für die Pflege setzen Anbieter 15 bis 20 Prozent der einmaligen Kosten pro Jahr an.
Werkstatt, Lager und Außendienst kosten unterschiedlich
In der Werkstatt geht es um Rückmeldung. Welcher Auftrag, welche Zeit, welches Material, dazu ein Foto und manchmal eine Unterschrift. Die Oberfläche muss mit Handschuhen bedienbar sein, und das Gerät fällt regelmäßig herunter.
Im Lager geht es um Tempo und um Scannen. Wer zweihundert Positionen am Tag bucht, braucht große Felder, wenige Klicks und einen Scanner, der zuverlässig auslöst. Solche Apps sind oft kleiner im Umfang, aber empfindlich in der Bedienung.
Im Außendienst kommt der Kunde dazu. Der Monteur braucht Auftragsdaten, Historie, Preise und am Ende einen Beleg, den der Kunde unterschreibt. An dieser Stelle hängt die App am tiefsten in Ihren Stammdaten, und deshalb wird sie hier am teuersten.
Für den Preis heißt das, dass die Zahl der Nutzer weniger wiegt als die Frage, was die App wissen muss. Eine Lager-App für dreißig Leute kann günstiger ausfallen als eine Monteur-App für fünf. Entscheidend ist, wie viele Daten hin und her laufen und aus welchen Systemen sie kommen.
Wovon der Preis abhängt
Sechs Fragen bestimmen, wo Ihre App in den Spannen landet. Bei Apps wiegen die letzten drei schwerer als bei anderer Software.
Wie viele Abläufe die App abdeckt. Nur Zeiten erfassen ist ein Ablauf. Auftrag ansehen, Material buchen, Foto anhängen, unterschreiben lassen und abschließen sind fünf.
Welche Systeme dahinterstehen. Wenn die App Aufträge aus Ihrem ERP zieht und Rückmeldungen zurückschreibt, kostet diese Verbindung eigene Stunden. Bietet Ihr System keine Anbindung an, wird es aufwendiger.
Wie viele Leute damit arbeiten. Fünf Monteure brauchen kaum Rechteverwaltung, vierzig schon. Dazu kommt die Frage, wer die Geräte stellt und wer sie einrichtet.
Ob es ohne Empfang laufen muss. Das ist der größte einzelne Kostentreiber. Die App muss Daten auf dem Gerät halten, später abgleichen und wissen, was gilt, wenn zwei Leute dieselbe Position geändert haben.
Welche Geräte im Einsatz sind. Android und iPhone, alte und neue Geräte, dazu vielleicht ein Handscanner oder ein Drucker im Fahrzeug. Jede Kombination will getestet werden.
Wie die App zu den Leuten kommt. Über die Stores oder über die Geräteverwaltung Ihrer IT. Die Stores prüfen jede Version, das kostet Wartezeit und manchmal eine zweite Runde.
Eine Beispielrechnung für eine Rückmelde-App
Nehmen wir zwölf Monteure im Außendienst. Sie bekommen ihre Aufträge heute auf Papier, schreiben Zeiten und Material darauf und geben die Zettel freitags im Büro ab. Gebaut werden soll eine App, die Aufträge anzeigt, Rückmeldungen aufnimmt und ans ERP schreibt.
Wir rechnen mit 120 Euro je Stunde. Das ist der Mittelwert der veröffentlichten Sätze von 90 bis 180 Euro und keine Zahl von uns.
| Posten | Stunden | Kosten |
|---|---|---|
| Abläufe beim Kunden ansehen und aufschreiben | 30 | 3.600 Euro |
| Auftragsliste und Rückmeldung auf dem Handy | 100 | 12.000 Euro |
| Fotos, Unterschrift, Materialbuchung | 60 | 7.200 Euro |
| Betrieb ohne Empfang und Abgleich danach | 60 | 7.200 Euro |
| Verbindung zum ERP | 70 | 8.400 Euro |
| Test im Feld, Schulung, erste Woche | 40 | 4.800 Euro |
| Summe | 360 | 43.200 Euro |
Für Pflege und Betrieb kommen 15 bis 20 Prozent im Jahr dazu, also rund 6.500 bis 8.600 Euro. Die Gebühren für die Stores und die Geräte selbst sind darin nicht enthalten.
Diese Rechnung ist ein Modell mit gewählten Annahmen. Sie zeigt, wie eine Spanne zustande kommt, und ersetzt kein Angebot.
App oder Seite im Browser
Nicht jede Aufgabe braucht eine App aus dem Store. Wenn Ihre Leute im Betrieb immer Netz haben und nur ein Formular ausfüllen, reicht eine Seite im Browser. Die ist günstiger, geht ohne Store live und läuft auf jedem Gerät, auch auf dem alten Tablet im Lager.
Eine App aus dem Store lohnt sich in drei Fällen. Wenn ohne Empfang gearbeitet wird, wenn Kamera, Scanner oder Unterschriftenfeld gebraucht werden oder wenn das Symbol auf dem Startbildschirm liegen soll, damit die Leute es benutzen. Im Erstgespräch klären wir, welcher Weg bei Ihnen reicht, und häufig ist es der günstigere.
Was nach dem Start noch kostet
Eine App altert schneller als andere Software. Android und iOS bringen jedes Jahr eine neue Version, und die Stores verlangen, dass Apps darauf angepasst werden. Wer das auslässt, findet seine App irgendwann nicht mehr zum Herunterladen.
Dafür sind die 15 bis 20 Prozent gedacht, die am Markt für Wartung angesetzt werden. Bei einer App über 43.000 Euro sind das rund 6.500 bis 8.600 Euro im Jahr. Darin stecken die Anpassungen an neue Systemversionen, kleine Änderungen und der Betrieb des Servers, mit dem die App spricht.
Dazu kommen zwei kleinere Posten. Das Apple Developer Program kostet rund 100 Euro im Jahr, für den Google-Store fällt eine einmalige Gebühr an. Die Geräte selbst zahlen Sie ohnehin, egal ob Handy, Tablet oder Handscanner.
Fertige App oder eigene
Für viele Aufgaben gibt es fertige Apps, und die sind billiger. Reine Zeiterfassung, Urlaubsanträge oder eine Wartungscheckliste bekommen Sie für ein paar Euro je Nutzer im Monat. Wenn das reicht, sagen wir Ihnen das und Sie sparen den Neubau.
Der Punkt, an dem eine eigene App sinnvoll wird, kommt aus zwei Richtungen. Entweder passt keine fertige App zu Ihrem Ablauf, weil Ihre Aufträge, Artikel oder Preise anders funktionieren. Oder Ihre Leute füllen in der fertigen App Felder aus, die danach jemand im Büro in Ihr System abtippt.
Fragen Sie bei fertigen Apps auch, wo die Daten liegen. Aufträge, Kundenadressen und Fotos landen dort auf dem Server des Anbieters, häufig außerhalb Deutschlands. Wenn das für Sie nicht in Frage kommt, bleibt der eigene Bau oder ein Anbieter, der den Betrieb im Inland zusagt.
Rechnen Sie den Mietpreis über fünf Jahre gegen die Bausumme. Bei vierzig Nutzern und zwanzig Euro im Monat sind das 48.000 Euro, und dann sieht der Vergleich anders aus als im ersten Moment.
Wie wir abrechnen
Wir schneiden das Vorhaben in Abschnitte. Der erste ist meistens die App für einen einzigen Ablauf, mit der zwei oder drei Leute aus der Halle schon arbeiten können. Vor jedem Abschnitt stehen Umfang und Kostenrahmen auf dem Papier.
Nach jedem Abschnitt können Sie aufhören. Abgerechnet wird der begonnene Abschnitt, der Rest nicht. Was bis dahin gebaut ist, behalten Sie und können es weiter benutzen.
Sie haben von Anfang an Zugriff auf den Quellcode. Wenn Sie wollen, arbeitet später jemand anderes daran weiter, auch ohne uns.
Einen Festpreis nennen wir nicht, weil darin immer ein Risikoaufschlag steckt. Eine Einstiegssumme gibt es bei uns auch nicht. Was es kostet, hängt davon ab, was Sie brauchen.
Der erste Abschnitt ist bewusst klein gehalten. Zwei oder drei Monteure benutzen die App im Alltag, bevor sie an alle ausgegeben wird. Was in dieser Zeit auffällt, wird im zweiten Abschnitt erledigt, und das ist billiger als eine Nachbesserung bei vierzig Geräten.
Was Sie jetzt tun können
Gehen Sie einen Tag lang mit einem Ihrer Monteure mit und notieren Sie, was er aufschreibt und wo er warten muss. Halten Sie fest, welche Geräte im Einsatz sind und aus welchem System die Aufträge kommen. Damit lässt sich der erste Abschnitt schon grob schneiden.
Danach reden wir eine Stunde darüber, kostenlos und mit uns beiden. Sie zeigen uns die Zettel, wir fragen nach und nennen Ihnen am Ende einen Rahmen für den ersten Abschnitt.
