Für den ersten Ausbau nennen deutsche Anbieter am Markt etwa 50.000 Euro. Für große Vorhaben nennen deutsche Anbieter Spannen von 50.000 bis 150.000 Euro und mehr, verteilt über sechs bis achtzehn Monate. Ein fertiges ERP ist am Anfang billiger, weil Sie dort Lizenz und Einführung bezahlen und die Entwicklung schon bezahlt ist.
Diese Zahlen stammen aus veröffentlichten Preislisten deutscher Anbieter, nicht aus unserer Kalkulation. Unseren Rahmen nennen wir im Erstgespräch. Wir haben früher selbst einen Fertigungsbetrieb geführt und für den ein ERP gebaut, und welche Posten dabei am meisten Geld gekostet haben, steht weiter unten.
Was ein eigenes ERP in Stufen kostet
Ein ERP wird nicht in einem Stück bezahlt. Es wächst in Stufen, und jede Stufe hat ihren eigenen Umfang und ihren eigenen Rahmen. Nach der ersten Stufe arbeiten Ihre Leute bereits damit, während die zweite gebaut wird.
| Stufe | Spanne am Markt | Dauer | Was darin steckt |
|---|---|---|---|
| Erster Ausbau | ab etwa 50.000 Euro | 4 bis 8 Monate | Artikel, Kunden, Preise, Angebot, Auftrag, Rechnung |
| Zweiter Ausbau | 50.000 bis 150.000 Euro | 6 bis 12 Monate | Lager, Einkauf, Fertigung, Auswertungen, Anbindung an DATEV |
| Voller Umfang | 150.000 Euro und mehr | über Jahre | Alle Bereiche, viele Nutzer, Rechte, weitere Anbindungen |
Abgerechnet wird nach Zeit. Veröffentlichte Stundensätze liegen bei 90 bis 180 Euro, Tagessätze bei 800 bis 1.400 Euro. Für Pflege und Betrieb setzen Anbieter 15 bis 20 Prozent der einmaligen Kosten pro Jahr an.
Wichtig ist der Schnitt der ersten Stufe. Sie sollte den Ablauf enthalten, der bei Ihnen am meisten Zeit frisst, und möglichst wenig darüber hinaus. Alles, was zusätzlich in die erste Stufe rutscht, verschiebt den Tag, an dem Ihre Leute zum ersten Mal damit arbeiten.
Fertiges ERP oder eigenes
Beim fertigen ERP zahlen Sie drei Dinge, nämlich Lizenzen je Nutzer, die Einführung durch einen Partner und die Anpassungen an Ihren Betrieb. Die Lizenz ist der kleinste Posten. Teuer werden Einführung und Anpassung, und beide zahlen Sie bei jedem größeren Versionswechsel anteilig noch einmal.
Für die meisten Betriebe reicht ein fertiges ERP, und dann raten wir dazu. Wenn Sie handeln, lagern und verkaufen wie tausend andere, finden Sie ein System, das passt. Ein eigenes ERP zu bauen wäre teurer und langsamer.
Der Vergleich dreht sich in drei Fällen. Erstens, wenn Ihr Kern anders funktioniert, etwa bei Einzelfertigung mit Kalkulation je Auftrag. Zweitens, wenn die Liste der Anpassungen länger ist als der Standardumfang. Drittens, wenn Sie Ihre Daten im Haus behalten wollen und keine Lizenzen zahlen möchten, die mit jedem neuen Mitarbeiter steigen.
Ein dritter Weg wird oft übersehen. Sie behalten Ihr fertiges System für Buchhaltung und Lager und bauen nur den Bereich selbst, der Ihren Betrieb ausmacht. Beide Seiten werden verbunden, damit niemand Zahlen doppelt eintippt, und Sie zahlen nur den Teil, den es fertig nicht gibt.
Rechnen Sie beide Wege über fünf Jahre durch. Beim fertigen System kommen Lizenz, Einführung, Anpassung, Pflege und ein Versionswechsel zusammen. Beim eigenen System stehen Bausumme und 15 bis 20 Prozent Pflege im Jahr auf der Rechnung.
Wovon der Preis abhängt
Sechs Fragen bestimmen, wo Ihr ERP in den Spannen landet. Bei einem ERP wiegen Daten und Anbindungen am schwersten.
Wie viele Abläufe abgebildet werden. Von der Anfrage bis zur Rechnung sind es in einem Handelsbetrieb etwa sechs Abläufe. In der Fertigung kommen Stückliste, Arbeitsplan und Rückmeldung dazu.
Wie Ihre Daten aussehen. Artikel, Kunden, Preise und die Historie liegen in einem gewachsenen System selten sauber. Die Übernahme ist bei einem ERP der Posten, der am häufigsten unterschätzt wird.
Welche Systeme angebunden werden. DATEV oder ein anderes Buchhaltungsprogramm, ein Shop, eine Maschinensteuerung, ein Zeiterfassungssystem. Jede Anbindung ist ein eigener Abschnitt mit eigenem Test.
Wer damit arbeitet. Fünf Leute im Büro brauchen wenig Rechteverwaltung, sechzig Leute in vier Abteilungen brauchen viel. Mit der Zahl der Nutzer wächst auch der Schulungsaufwand.
Was der Betrieb danach kostet. Ein Server bei Ihnen im Haus oder in einem deutschen Rechenzentrum, Sicherungen, Updates, ein Ansprechpartner. Diese Summe sollte vor dem Start feststehen.
Wie schnell umgestellt werden muss. Ein Stichtag zum Jahreswechsel verteuert alles, weil Parallelbetrieb und Datenübernahme in ein enges Fenster müssen. Wer den Wechsel über zwei Quartale legt, zahlt weniger.
Eine Beispielrechnung für den ersten Ausbau
Nehmen wir einen Betrieb mit vierzig Leuten, der heute mit einer alten Warenwirtschaft und vielen Excel-Dateien arbeitet. Der erste Ausbau soll Artikel, Kunden, Preise, Angebot, Auftrag und Rechnung abdecken. Die Buchhaltung bleibt, wo sie ist, und bekommt die Belege übergeben.
Wir rechnen mit 120 Euro je Stunde. Das ist der Mittelwert der veröffentlichten Sätze von 90 bis 180 Euro und keine Zahl von uns.
| Posten | Stunden | Kosten |
|---|---|---|
| Abläufe aufnehmen, Artikel- und Kundenstruktur klären | 60 | 7.200 Euro |
| Stammdaten, Artikel, Kunden, Preise | 80 | 9.600 Euro |
| Angebot und Auftrag | 120 | 14.400 Euro |
| Rechnung und Übergabe an die Buchhaltung | 90 | 10.800 Euro |
| Alte Daten übernehmen und prüfen | 70 | 8.400 Euro |
| Rechte, Test, Schulung, Parallelbetrieb | 60 | 7.200 Euro |
| Summe | 480 | 57.600 Euro |
Für Pflege und Betrieb kommen 15 bis 20 Prozent im Jahr dazu, also rund 8.600 bis 11.500 Euro. Der zweite Ausbau mit Lager, Einkauf und Auswertungen wird noch einmal in derselben Größenordnung gerechnet.
Diese Rechnung ist ein Modell mit gewählten Annahmen. Sie zeigt, wie eine Spanne zustande kommt, und ersetzt kein Angebot für Ihren Betrieb.
Drei Posten, die in keinem Angebot stehen
Wir haben das ERP für unseren eigenen Betrieb gebaut und dabei gelernt, welche Posten fehlen. Sie stehen in keinem Angebot, weder in unserem noch in dem eines anderen Anbieters, und sie kosten trotzdem.
Ihre eigenen Stunden. Jemand muss erklären, wie kalkuliert wird, warum ein Kunde Sonderpreise hat und was bei einer Teillieferung passiert. Das sind über einen Abschnitt hinweg viele Stunden, und es trifft die Leute, die im Betrieb ohnehin am meisten gefragt sind.
Das Aufräumen der Daten. In unserem alten Bestand steckten doppelte Artikel, Preise von vorgestern und drei Schreibweisen für denselben Lieferanten. Wer das vor der Übernahme bereinigt, spart sich Fehler, die sonst erst nach dem Start auffallen.
Die Woche nach dem Start. In dieser Woche laufen altes und neues System parallel, es kommen Rückfragen im Minutentakt, und es müssen Kleinigkeiten nachgebessert werden. Wir planen diese Woche von Anfang an ein, weil sie sonst ungeplant dazwischenkommt.
Was wir aus dem eigenen ERP mitgenommen haben
Unser ERP läuft bis heute produktiv, und an Version 2.0 arbeiten wir. Es umfasst 125.700 Zeilen Quellcode in 571 Dateien, und jede davon ist irgendwann aus einem Problem in der Halle entstanden. Gebaut wurde immer dann, wenn ein Ablauf im Betrieb nicht mehr funktioniert hat.
Die wichtigste Erfahrung betrifft den Zuschnitt. Wir haben klein angefangen, mit Artikeln und Aufträgen, und alles andere kam dazu, während schon damit gearbeitet wurde. Ein ERP, das erst nach zwei Jahren auf einen Schlag eingeschaltet wird, geht in den meisten Betrieben schief.
Die zweite Erfahrung betrifft die Leute. Wer ein System benutzen soll, muss es vorher gesehen und dazu etwas gesagt haben. Wir haben Oberflächen mehrfach umgebaut, weil jemand aus der Fertigung erklärt hat, warum die Reihenfolge der Felder so nicht funktioniert.
Die dritte Erfahrung betrifft den Betrieb. Ein ERP läuft nur dann ruhig, wenn jemand merkt, dass eine nächtliche Übertragung ausgefallen ist, bevor am Morgen die Halle steht. Wir bauen deshalb eine Überwachung ein, die uns und Ihnen meldet, wenn etwas hakt.
Wie wir abrechnen
Wir schneiden das Vorhaben in Abschnitte. Ein ERP hat sechs Abschnitte und mehr, und vor jedem stehen Umfang und Kostenrahmen auf dem Papier. Bewegt sich der Rahmen, melden wir uns, bevor die Rechnung kommt.
Nach jedem Abschnitt können Sie aufhören. Abgerechnet wird der begonnene Abschnitt, der Rest nicht. Was bis dahin gebaut ist, läuft weiter und gehört Ihnen.
Sie haben von Anfang an Zugriff auf den Quellcode. Wenn Sie wollen, arbeitet später ein anderes Team daran weiter, auch ohne uns. Bei einem System, das Ihren Betrieb über zehn Jahre trägt, ist das der wichtigste Punkt im Vertrag.
Einen Festpreis für das ganze Vorhaben nennen wir nicht, weil darin immer ein Risikoaufschlag steckt. Eine Einstiegssumme gibt es bei uns auch nicht. Was es kostet, hängt davon ab, was Sie brauchen.
Was Sie jetzt tun können
Nehmen Sie einen Auftrag aus der letzten Woche und schreiben Sie auf, durch welche Hände und welche Dateien er gelaufen ist. Notieren Sie dazu, wo etwas doppelt eingetippt wurde und wo jemand auf eine Information warten musste. Das ist der Anfang jedes ERP-Vorhabens.
Bevor Sie Angebote einholen, lohnt ein Blick in die eigenen Daten. Zählen Sie, wie viele Artikel und Kunden im alten System stehen und wie viele davon seit Jahren niemand angefasst hat. Diese Zahl sagt mehr über den Aufwand der Übernahme als jede Anforderungsliste.
Danach reden wir eine Stunde darüber, kostenlos und mit uns beiden. Wenn ein fertiges ERP für Sie der bessere Weg ist, sagen wir das in demselben Gespräch.
